Niets prettiger dan het afvinken van mijn dagelijkse lijst. Ik kan wel zeggen dat het mij helpt om elke dag even de to-do-lijstjes af te lopen. Op maandag maak ik mijn lijst voor de komende werkweek en vink de afgeronde items direct af. De kunst is om die lijstjes per dag niet te groot te maken zodat aan het eind van de dag alles is gelukt. Het afvinken van de hele daglijst geeft een lekker gevoel.

Jaren geleden begon ik met het maken van een lijst met offertes die ik moest maken. Vooral om niets te vergeten. In die lijst zette ik per offerte neer hoe lang ik dacht nodig te hebben om de offerte of het plan te schrijven. Later werd de lijst groter met andere dingen die ik wilde oppaken. Dat deed ik in het programma Adobe Indesign. Een design-programma dat ik gebruikte voor het ontwerpen en opmaken van het grafische werk. Wanneer ik een offerte had afgerond haalde ik deze van mijn lijst af en ging naar de volgende. Maar de lijst bleef toch een statisch overzicht.

Speciale app Todoist
Sinds een half jaar ben ik overgestapt op een mooi programma op mijn computer gecombineerd met een app op mijn telefoon. Een super handige app voor het maken en bijhouden van lijstjes. De app zorgt voor orde en is flexibel genoeg om items qua planning en volgorde aan te passen. Todoist is de lijstjesmaker software bij uitstek. De makers hebben goed nagedacht over elke functie. Je kunt zelfs gratis starten met de basis. Wil je meer dan betaal je een paar euro per jaar. Het is zijn geld meer dan waard.

Plannen van een week
Op maandag start ik met het maken van de mijn lijst voor de komende week. Dingen die nog kunnen wachten schuif ik naar de week daarop zodat mijn weeklijst behapbaar blijft. Het handige van Todoist is dat je de komende zeven dagen in één lijst kunt zien. Op elke dag van de week zet ik de items die ik op wil pakken. Of dingen die ik die dag moet regelen. Van het bellen tot een overleg of het maken van een offerte tot het testen van een applicatie. Beknopt en helder. Zo omschreven dat ik weet waar het over gaat. Met eventueel een aantal ruim genomen uren in de omschrijving hoe lang ik denk nodig te hebben.

Categorieën
Een handige functie van Todoist is dat je items in een categorie kunt zetten. Dus naast de weekplanning kan je categorieën aanmaken waar je je items in kunt onderverdelen. Je kunt verschillende categorieën maken zoals offertes, privé, overleg, bellen, vakantie, projecten, etc etc. Door een item in een categorie te zetten kan je een mooie indeling maken.
De categorieën helpen je met name bij projecten die een langere tijd lopen of later in de maand pas opgepakt hoeven te worden. Zet een item in een categorie en deel deze later in voor de week

Aanvullende informatie
Bij een item kan je meer informatie zetten en linkjes toevoegen. Je kunt zelfs links maken naar andere sites.

Delen van lijstjes
Wanneer je voor de betaalde versie kiest kan je lijstjes delen met collega’s of vrienden. Dat maakt het samenwerken, om een lijst weg te werken of up-to-date te houden, nog makkelijker. Je hoeft zo’n lijst dan niet alleen te maken. Heel handig bij projecten. Het is weliswaar geen projectmanagement software zoals Jira of Confluence maar het helpt je wel om dingen concreet te maken en niet te vergeten.

Herinneringen
Je kunt een item voorzien van een deadline en herinnering. Zo helpt Todoist je dingen niet te vergeten en stuurt je een reminder op de dag dat jij het wilt.

Over tijd todo
Wanneer je je weekplanning niet gehaald hebt blijven de items die overtijd zijn staan in je weeklijst. Deze items kan je eenvoudig opnieuw plannen in de volgende week. Niets verdwijnt totdat je het zelf hebt afgevinkt.

En nog veel meer
Todoist heeft nog veel meer functies. Van het mailen van je taken tot het bekijken van een archief, kleuren toekennen, delen van taken of het plaatsen van een item in je bestaande agenda. Je zult je verbazen over de mogelijkheden. Start simpel en kijk later wat nog meer mogelijk is.

Starten in 3 stappen
Wanneer je zelf wilt starten met een todo lijst in Todoist kan je gebruik maken van de volgende 3 stappen.

Stap 1: Schrijf alles uit je hoofd
Door alle punten die je moet doen, of wilt regelen, uit je hoofd in de todo app te zetten zorg je voor ruimte. Zet alles beknopt in Todoist waar je ook echt iets mee wilt doen. Dat zorgt ervoor dat je meer ruimte en rust krijgt in je hoofd.

Stap 2: Denk als een zoekmachine en organiseer
Wanneer je je hoofd hebt geleegd ga je orde scheppen en een eerste volgorde maken. Verdeel je items in: Wat is belangrijk, wat is eenvoudig te regelen en snel klaar, wat heeft een deadline en bij welk items kan een ander weer verder.
Door te denken als een zoekmachine en goed te bepalen wat relevant is zorg je dat de lijst waarde krijgt.

Stap 3: Haal weerstand uit je lijst
Haal de dingen uit je lijst die je veel tijd kosten maar eigenlijk niet veel opleveren. Je zult merken dat sommige dingen naar verloop van tijd vanzelf oplossen. Leer van je lijstjes en verwijder de dingen die je minder snel zullen lukken. Houd daarbij ruimte in je dag voor overziene zaken. Je kunt maximaal vier uur per dag plannen. De rest wordt bepaald door anderen.

Download de app
Start met het downloaden van Todoist. De software is geschikt voor Windows en Apple. Daarbij heeft Todoist een app voor iOS en Android.
Je kunt gratis starten met een basis. Wil je meer functies, zoals het delen van projecten met collega’s, betaal je € 36,– per jaar. Maar dat haal je er zeker uit.

Kijk ook af en toe naar de dingen die gelukt zijn. Todoist heeft een handig archief. Je doet soms meer dan je denk.

Succes met je eerste lijst